A határidők betartása

6 pont, amelyekkel tartani tudjuk magunkat a határidőkhöz

Azok a fránya határidők. És persze a betartásuk. Egy valódi mumus a hétköznapokból. Nem elég csak dolgozni, még a határidőkkel is számolnunk kell. Minden időre kész legyen. Rosszabb esetben mindenkinek minden azonnal kell, így lehetetlen a teljesítéseket tartani, ütemezni. Nagy kihívás ez, azonban kis megfontoltsággal megoldhatjuk a rendezettséget. Pár pont, ami segíthet tartani magunkat a vállalt kötelezettségeinkhez.

Ne vállaljuk túl magunkat. Legyünk képben a beosztásunkkal kapcsolatban. Tudjuk mit bírunk és mi fér bele az időnkbe. Ha csak pakoljuk egymás hátára a munkákat, mert nem tudunk nemet mondani, akkor végül valaki rosszul fog járni. Vagy mi magunk, mert a világ összes túlórája sem elég az elvégzésükhöz, vagy az ügyfél, mert a korlátainkból fakadóan mégsem készülünk el időre. Vagy az önbecsülésünk csorbul vagy a megbízhatóságunk és a megítélésünk. Mindenképp veszítünk vele. Richard Templar gondolata szerint; "Sokan annyira szeretnék, ha kedvelnék, elismernék vagy megdicsérnék őket, hogy elfogadják az első határidőt, amelyet mondanak nekik. "Persze, meg tudom csinálni" - és aztán nem tudják. Az ilyen emberek első körben baleknak látszanak, végül pedig inkompetensnek."

Ráhagyással dolgozzunk. Ha módunkban áll nekünk határidőt szabni, akkor úgy adjuk meg, hogy kalkuláljuk bele egy kis többlet időt. A legtöbbször nem ideálisak a körülmények. Megzavarnak, feltartanak, hirtelen egy felettesünknek kell valamit megcsinálnunk, máris elrohant pár óra, és még sehol sem tartunk. Számítsunk rá, hogy közbe jöhetnek váratlan események, de ne adjunk teret az ezek okozta stressznek. Nyugodtak maradhatunk, mert tudjuk, ezekkel együtt is készen leszünk, amikorra kell. Tehát eleve hagyjunk plusz időt a vállalt feladatra végrehajtására.

Idő előtt legyünk készen. Ez ugyan nem mindig sikerül, ám törekednünk kell rá. Az előző pont mellett ugyanis ez a törekvés képes nyugalmat csempészni a határidők okozta feszültség feloldásába. Amikor már jóval azelőtt elkészülünk egy munkával, hogy az átadásra, átvételre kerülne. A munkafolyamat során is kiegyensúlyozottabban tevékenykedünk, nem kapkodunk, ezáltal csökkentjük az ebből eredő minőségi problémákat. Amikor elég időt hagyunk magunknak a teljesítésre és még gondot fordítunk arra is, hogy ebbe bőven beleférjünk, duplán bebiztosítjuk magunkat.

Semmi ne érjen rá. Ha egy meló tekintetében az érezzük ráérünk vele, folyton tologatjuk, míg a végén a körmünkre ég és az utolsó pillanatban gyorsan összecsapjuk, lesz, amilyen lesz. Mindig azt mondom mindenkinek, aki szeretne tőlem valamit, hogy sose mondja azt, hogy ráér a dolog, mert akkor sosem készül el. Ez lesz az a munka, amit mindig el lehet halasztani. És el is halasszuk. Rímel erre a pontra, az a kísérletet, amelyben kuponokat osztogattak az embereknek. Az egyik részének olyanokat, amelyek érvényessége a közeli időszakban lejárt, a másik felének olyanokat, amelyeket még jó sokáig be lehetett váltani. Az előbbiekből sokkal többet használtak fel, mint a hosszú lejáratúakból. Mert fejben volt, kéznél volt, észben tartották. Utóbbiak idővel elfelejtődtek és elvesztették a jelentőségüket. Nem jó a tág időkorlát. Legyen egy belátható határidő. Ha a megrendelő nem, mi magunk tűzzünk ki határidőt.

Előbb a fontosat. Emberként szeretünk a könnyebb ellenállás irányába menni. Minden téren, a feladataink terén is. Sokkal könnyebb elvégezni az egyszerű kötelezettségeinket, mint a komplexeket. Ám korántsem biztos, hogy a könnyűek egyben fontosak is. Néha azon kapjuk magunkat, hogy rengeteg időrabló apróságot megcsináltunk, mert az kényelmes volt, de a lényeges ügyeinkkel nem haladtunk egy tapodtat sem. Alakítsunk ki prioritást a teendőink között. Nem a nehézségük a döntő, hanem a jelentőségük. Az adminisztráció nagyon fontos, de ha nem készülünk el egy adott megrendeléssel, akkor nem lesz mit adminisztrálnunk sem. Nézzük meg, mi az, ami nem várhat, Ami mindenképp el kell készüljön és ezt vegyük előre a sorban.

Ha mégsem sikerül, kommunikáljunk. Tudásunk legjava mellett is megesik, hogy kifutunk az időből. Például előre nem látható technikai akadályok vagy egészségügyi gondok végett. Ilyenkor a legrosszabb, amit tehetünk, hogy lapítunk, mint az a bizonyos a fűben, hátha nem vesznek észre. Szörnyű, amikor meghúzzuk magunkat, amíg a megrendelő nem jelentkezik és érdeklődni nem kezd, aztán meg hebegünk, habogunk és mellé beszélünk. Előzzük meg ezt, és ne maradjunk csendben. Azt javaslom tájékoztassuk az érintettet. Időnként ez veszteséggel jár, de még mindig egy fokkal jobb érzést keltünk, ha elébe megyünk a kínos incidensnek, vállaljuk a következményét és elnézést kérünk. Egyébként az esetek túlnyomó részében megoldható a határidő módosítása, csak egyeztetnünk kell. Az pedig külön érdemként éli meg az ügyfél, ha őszinték vagyunk vele, emberszámba vesszük és partnernek tekintjük.

A határidő legalább olyan sarkalatos alapeleme a sikereinknek, mint a magas minőségű termék vagy kiemelkedő szolgáltatás, amit nyújtunk. Érdemes energiát fordítani a betartására, mert a hosszútávú megbízhatóságunkat és az ügyfeleink lojalitását biztosíthatjuk általa. Mérő László megfogalmazásában; "Egy munka értékét nem csak a munka eredménye, terméke határozza meg, hanem az is, hogy mennyire lehet a megrendelő biztos abban, hogy a termék valóban meg fog születni, határidőre és az elvárt minőségben."

Ha hasznosnak vélted ezt a határidőkkel kapcsolatos cikket, és elnyerte a tetszésed, akkor oszd meg másokkal is.